Una buona lettera di ringraziamento per una donazione ricevuta ti sarà utile per fidelizzare i tuoi donatori, aumentando così la possibilità di ricevere donazioni in futuro. Quando si parla di fundraising, devi ricordarti sempre che ringraziare il donatore è fondamentale — e la lettera di ringraziamento può rivelarsi uno strumento molto coinvolgente e estremamente efficace se vuoi chiedere ancora una donazione in futuro.
In questo articolo ti spiego perché ringraziare un donatore o una donatrice con una lettera aiuta a rafforzare la relazione con chi ha a cuore la causa della tua organizzazione.
Come ringraziare una persona che ti ha donato soldi?
Cominciamo subito dicendo che per essere davvero efficace ed arrivare al cuore del tuo donatore, una lettera di ringraziamento deve avere queste caratteristiche:
- Personale — non un template generico, ma qualcosa che parli direttamente a chi ha donato.
- Immediata — devi inviarla subito dopo la donazione, quando il gesto è ancora fresco.
- Speciale — con un contenuto unico che faccia sentire il donatore importante.
Ringraziare una persona che ha donato alla tua organizzazione deve essere un momento speciale anche per te che scrivi le parole di ringraziamento: non puoi tirarla via. Personalizzala e mettici il cuore. Vedrai che così facendo ti farai ricordare ed entrerai nella mente del tuo donatore, per non farti più dimenticare.
3 consigli per una lettera di ringraziamento per una donazione
Di seguito ti elenco alcuni consigli che dovresti tenere sempre a mente quando prendi il tuo pc per scrivere una lettera di ringraziamento (o perché no, carta e penna).
1. Spedisci subito la lettera di ringraziamento
Un errore molto comune che molte organizzazioni del terzo settore fanno è quello di "aspettare" prima di ringraziare. Niente di più sbagliato. Nel fundraising ringraziare — e farlo subito — è importantissimo se vuoi fidelizzare ancora di più il tuo donatore. D'altronde la persona alla quale stai scrivendo ha scelto di donare per la causa della tua organizzazione, o sbaglio? Deve sentirsi apprezzato. Entro 48 ore è l'ideale.
2. Personalizza la lettera di ringraziamento
Rivolgerti direttamente al tuo donatore o alla tua donatrice chiamandolo/a per nome è un ottimo modo per entrare ancora più in confidenza. Non lasciare che la tua lettera rimanga fredda e anonima. Capita spesso che se la tua organizzazione si trova nella condizione di dover spedire diverse lettere, tralasci l'importante aspetto della personalizzazione.
Non parlo solo di inserire il nome del donatore: se l'importo donato è molto alto (un grande donatore) allora dovresti personalizzare ancora di più la tua lettera, facendo capire a chi ti legge che il ringraziamento che stai facendo è unico. Le persone capiscono quando un ringraziamento è genuino e quando è un copia-incolla.
3. Metti il donatore al centro
Un altro errore che molte organizzazioni fanno è quello di non mettere il donatore al centro. Cosa significa? Significa che quando scrivi la lettera parli solo ed esclusivamente delle cose "belle" che può fare la tua organizzazione grazie alla sua donazione.
In realtà dovresti cambiare tipo di comunicazione. È il donatore che scende in campo con te, per aiutare e supportare i tuoi progetti. Non sei tu. Può sembrare strano — è ovvio che sei effettivamente tu che userai quel denaro per un buono scopo — ma devi far sentire il donatore parte della causa. Devi fargli capire che lui stesso sta facendo qualcosa di concreto e tu, e la tua organizzazione, siete solo un tramite. Solo così potrai aumentare la fiducia e costruire un rapporto duraturo con chi ha donato.
Un modello di lettera di ringraziamento pronto all'uso
Ti propongo questo modello di lettera di ringraziamento per una donazione che puoi usare e personalizzare a tuo piacimento. Tra le parentesi quadre troverai i cosiddetti "campi dinamici", ovvero quelli che tramite appositi software possono essere compilati automaticamente.
Modello lettera ringraziamento donazione:
Ciao [nome donatore o della donatrice],
voglio ringraziarti personalmente per la tua donazione per [nome del progetto di raccolta fondi]. Come avrai potuto capire, abbiamo creato una raccolta fondi per [inserisci il nome o il progetto beneficiario dell'aiuto economico] e il tuo contributo di [inserisci €] ci permetterà di realizzare il bello che questa azione porta con sé.
Grazie infinite, [Nome], per la tua generosità.
Firma.
Adattalo, personalizzalo, fallo tuo. L'importante è che suoni vero.
Fac-simile ricevuta per donazione
Il fac-simile di una ricevuta per donazione è un modello di documento che viene utilizzato per attestare l'avvenuta donazione di denaro o di altri beni a un'associazione o a un ente benefico. La ricevuta serve a dimostrare che la donazione è stata effettuata e a fornire una prova scritta dell'importo donato.
Nel caso in cui la donazione sia superiore ai 30 euro, la ricevuta permette di usufruire di una detrazione fiscale in sede di dichiarazione dei redditi.
Il fac-simile deve contenere alcune informazioni essenziali:
- Nome e indirizzo del donatore
- Importo donato
- Data della donazione
- Nome dell'associazione o dell'ente beneficiario
È consigliabile che la ricevuta sia sottoscritta da un responsabile dell'associazione e che sia timbrata con il timbro ufficiale (quest'ultimo passaggio non è poi così fondamentale).
La ricevuta deve essere rilasciata entro 30 giorni dall'avvenuta donazione e deve essere conservata dal donatore per poterla presentare in caso di detrazione fiscale. Tutte le informazioni devono essere corrette, per evitare problemi in sede di dichiarazione dei redditi sia per il donatore che per la tua associazione.
Esempio di ricevuta per donazione
Ricevuta per donazione
Il/La sottoscritto/a _______________________________, in qualità di presidente dell'associazione "Nome dell'associazione" con sede in _______________________________, a seguito della donazione effettuata da _______________________________, con sede in _______________________________, di Euro ____________ (importo in lettere: _____________________________________________) a sostegno delle attività dell'associazione.
Luogo e data: _______________________________, _______________________________
Conclusioni
Scrivere una lettera di ringraziamento per un contributo economico ricevuto non è di certo una cosa complicata. Tuttavia, molte organizzazioni non riescono a gestire tutta la mole di lavoro e di conseguenza commettono il gravissimo errore di non ringraziare i donatori. Ripeto: niente di più sbagliato che non scrivere un grazie dal cuore.
PS: ovviamente, se stiamo parlando di un donatore che ha donato un importo estremamente piccolo, non conviene spedire una lettera cartacea ma inviare una email (meglio se automatica così da non perdere troppo tempo). Per le donazioni grandi, prenditi il tempo di scrivere qualcosa di personale. Fa tutta la differenza del mondo.